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“无效会议”为什么无效

昨天找朋友问一个问题,发了消息迟迟没有回复,到晚上才给我吐槽今天开了一天的会,结果也没有什么结果,搞得所有人筋疲力尽。
我记得他已经跟我吐槽过很多次他们公司的会议了,今天跟他聊了很久,决定来谈谈关于会议的一些事儿。

会议嘛,最深恶痛绝的无非就是“无效会议”这几个字,不知道大家有没有体会过,反正我以前是经常碰到无效会议,时间长没结果,弄得大家筋疲力尽还耽误了当前的手头工作。
那么到底是什么造成了“无效会议”呢,主要是在于“效”这个字上面,我把它拆分为三个方面:“无效率”“无效果”“字的释义”


昨天找朋友问一个问题,发了消息迟迟没有回复,到晚上才给我吐槽今天开了一天的会,结果也没有什么结果,搞得所有人筋疲力尽。
我记得他已经跟我吐槽过很多次他们公司的会议了,今天跟他聊了很久,决定来谈谈关于会议的一些事儿。

会议嘛,最深恶痛绝的无非就是“无效会议”这几个字,不知道大家有没有体会过,反正我以前是经常碰到无效会议,时间长没结果,弄得大家筋疲力尽还耽误了当前的手头工作。
那么到底是什么造成了“无效会议”呢,主要是在于“效”这个字上面,我把它拆分为三个方面:“无效率”“无效果”“字的释义”

一、无效率

一般来讲除非是提前安排好时间有会议安排,否则的话相信大家都不愿意花费大量的时间去参加会议导致手头上的事情延后吧?开会没有重点、时间拉得无限长、过程发散这些肯定是大家不想遇到的,那么怎么来避免这些情况发生呢?
首先,无效率这方面细分了几个点:
1.无会议准备
2.临时会议
3.理解偏差
4.过程发散
5.参与人员搭配

无会议准备:

这一点主要是体现在会议发起人方面,如果是参会人员的话,很难避免遇到,但如果有一天你成为会议发起人,一定要注意几点:

1)会议资料/设备准备:有没有遇到一种会议,参会人员已经都已经到齐,然后发现主持人还在准备文档、投影,或者格式不对打不开等等问题,大家坐在那里无所事事,最后终于解决完了告诉你会议开始,这个时候大家的情绪已经被消磨完毕了,开头没有好,后面也好不了哪儿去。

2)提前通知参会人员:如果是非临时性会议,一定要准备好会议通告,告知参会人员,这个原因会在后面临时会议中有提到,一般来讲不是太复杂的会议,通告只要包含:时间、地点、参会人员、会议主要内容这几点就ok。

所以作为一个会议发起人,在会议开始之前,应该提前准备好资料及设备,文档提前打开,检查投影等设备,确保会议能够正常开始。并且提前让参会人员有个准备,提前安排好自己的时间,这样也能提高一些会议的效率。而且今天讲到的所有关于会议的问题,或多或少都会涉及到会议准备是否充足。

临时会议:

是否大家都经历过类似这样的场景:你正在跟另外一个同事/领导讨论问题,然后一定概率下对方会提出“不然大家开个会一起集思广益下吧”这样的“说风就是雨”?然后就立即召集大家浩浩荡荡前往会议室开会,七嘴八舌开始讨论,当然也有概率能够很快结束,但是这样其实不管对于大家还是对于需要讨论的事情是不负责的事情。
首先你跟A讨论的事情大家不一定知情,在这样的情况下去参加会议需要时间去理解,然后再思考;
其次,大家现在手头都有工作,而且很有可能正处于文思泉涌阶段,突然打断节奏,在开会的时候很难进入会议状态,开完会回来又很难再次恢复高效办公状态;
突然叫到要去开会,参会人员也要准备一些东西,比如纸笔、水杯,又或者需要上厕所,最后搞得会议开始后三三两两进来,迟到什么的也不好。
临时会议其实我们很难避免这样的情况发生,但是我们可以争取让临时变得有缓冲,主要还是采取会议准备那一套方法,至少让大家有点准备,不然会议效率会变得极其低下。

理解偏差:

这个就比较考研团队的默契度了,当然也会涉及到会议准备是否充足。那么遇到这种情况,怎么调整呢?
1)如果事先知道大家的默契度没有那么高,那么除了会议通告上写清楚会议内容,一定要在会议开始前,再次阐述一下会议的内容以及目的。遵循一个原则:我们现在准备讨论什么,这场会议最终目的是什么。
2)如果是会议过程中,针对某个人抛出的观点产生了理解偏差,那么一定要及时制止这样的讨论继续下去,需要你站出来把那个观点给明确清楚,确保大家的思维在同一个频率,这样继续讨论下去才有意义,不然就是鸡同鸭讲。

过程发散:

这个应该是大家最常遇到的情况了,经常说着1.0的功能,然后都讨论到3.0去了,要么就从产品功能讨论到运营策略去了,经过多年的观察,我发现只要参会人员跨了部门,这种操作简直堪称暗度陈仓天衣无缝。
为什么很多流程规范的公司需要一个会议主持人呢,那这个角色充当的就是一个惊堂木的作用,一锤定音,需要有这样一个人去把大家发散的思维重新聚焦起来。
那么一旦你察觉到会议进展失去了控制,一定要站出来制止发散下去,当然,也许大家讨论的正在兴头上,并且讨论的也确实是有实质性帮助的内容,但不要忘记,这场会议你才是主角,讨论的也是你的主题,你可以提出来大家的观点都很不错,你这边已经记录下来,但是这场会议的核心是另外的一个事情,这些内容可以现在单独再召开一次会议讨论。
及时制止很重要,不要去担心另一个好的灵感被扼杀在摇篮之中,你的目的只有一个,那就是让当前这场会议有效果

参会人员搭配:

参会人员分三种情况:
1)仅涉及到会议内容相关的人员参与。
2)会议内容需要各部门协作的情况,跨部门整体会议。
3)一脸懵逼被叫去参加会议,开会两小时,只有最后5分钟涉及到自己相关工作。
在参会人员这方面容易出现的状况主要还是在理解偏差和过程发散这方面,这两点在之前已经讲到过,我们主要是说第三种情况,因为我以前也遇到过,一脸懵逼进去,一脸懵逼出来,最后面对电脑屏幕我的工作还有时间,更是一脸懵逼。
当然这个情况也不是说绝对能够避免,那么怎么能够更效率一点呢,首先你需要询问,明确这场会议的内容是什么,是否有涉及到你配合的地方,这个是否涉及你自己就很精髓了,一般情况下会有两种回答:1.需要你配合XX或者XX部门;2.没什么,就是你参与下提点意见什么的。
那么这两种回答,你都可以试试找理由节省时间:“我现在忙一个比较重要的功能/开发/设计,你们会议是不是有其他讨论的地方,你们可以先讨论着,涉及到我的时候我再过来”那么这样基本上能节省出很多时间,如果遇到第二种情况,那么运气好你都不用去参与了。(过来人告诉你不是百分百成功, 根据实际情况自己调节。)

二、无效果

无效果我觉得是比无效率更严重的一种会议结果,因为就算是无效率地开完会议,至少有最终的决策结果出来,大家能够执行,知道下一步的方向,而无效果花费了时间,最后还不了了之。

我把无效果这种会议结果大致分为2点:
1.不了了之
2.会议纪要(跟进)

不了了之:

这个结果有两种情况:

  • 开完会没结果,没有人拍板,无人决策,最后开完会就算了,大家也不知道接下来要干什么;

  • 会议内容被推翻,放弃原来的内容,需要重新考虑。

对于第一种情况,又可以细分为两种结果:
1)参会人员无法决策,最终会议结果涉及到上层。那么这种情况要么暂停会议及时寻求决策,要么解散会议下来寻找上层决策,但是在决策完成后,需要再次召开会议明确最终会议结果。
2)讨论出几个方向都可行,一时无法决策哪种方式好。在这样的情况下,建议中止会议,因为这样继续下去意义已经不是很大了,需要大家回头再思考一下,确定下次会议召开时间大家继续讨论,让大家有个思维缓冲,再次讨论可能效果会更好。

第二种情况:
一般来说大部分人都不会遇到第二种情况,如果真的出现了,那么需要及时反思,是否自己的会议准备不够足?到底是什么原因导致被推翻?是自己思考不够全面吗?需要进行复盘,明白出现这样的原因。

会议纪要:

我不知道大家有没有会议纪要的习惯,但我认为这个是非常重要的一个步骤,不是每一个人对自己的要求都那么严格,也不是每一个人都会记录下会议中涉及到自己需要处理的地方,好记性不如烂笔头,很多时候开完会的一些问题,最终都会被遗忘掉
所以会议纪要不仅仅是作为当场会议结果的一个证据,更是一个推进项目进度的跟进方式,明确这场会议涉及到的事务跟进并且落地,不让会议变得没有效果。

三、字释义

“效”字,本义:竭力较量。引申义:1.竭力、尽力;2.竭尽所能、贡献一切。
对于会议还有一种让人无奈的情况,那就是“独角戏”
噼里啪啦说了一大堆,结果大家没有响应,心不在焉,也不愿意讨论,这样的会议有效率有效果吗?当然是没有的,但其实这样的情况还真是比较常见的一种,不是所有人都愿意去参与讨论贡献自己的力量,如果说一旦发生这样的情况,还是一句话,尽快中止会议,当然不是说会议中止就结束了,你需要去找到原因,为什么大家不愿意参与,为什么你会一个人唱独角戏,当然这块涉及的面就比较广了, 每家公司的情况也不同,如果说大家以后不想面对这样的会议情况,一定要找找原因,或者私下问问同事,或许有能让自己在其他方面提升的事情也说不一定?

那么以上就是一些关于无效会议的情况以及部分解决方法,总的来说,首先对会议要有充足的准备,其次,需要充当一个惊堂木,决定会议的走向。以上是我根据个人情况整理的我个人觉得对大家可能有一些帮助的内容,如果大家有什么想法,可以加我的微信goodnight9527,咱们可以小窗好好聊聊,同时也感谢之前加我微信特意感谢我的朋友,是你们让我觉得写的这些内容真的能帮助到你们。